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新入社員必見!メールの書き方とリテラシー

4月から新入社員になり、研修をする人も多いかと思いますが、ぜひとも知っておいてほしいメールに関する書き方とリテラシーについてです。

メールの書き方とリテラシー

私はフリーランスになり、多くのメールをするようになりましたが、メールの書き方や送り方のコミュニケーションミスや、周りに迷惑をかけることにもなるので、気を付ける必要があります。

また、新入社員に限らず、多くの社会人もメールの書き方など、相手を考えていないような書き方をされる方もいるので、是非とも一度自分の書き方を見直し、役に立てれば幸いです。

件名とメールの冒頭

メールの件名と冒頭は、メーラーで表示される部分ですので、相手のことを考えて、わかりやすくする必要があります。

件名では、どのような要件のなのかを端的にまとめましょう。イベントなどのお話であれば、日付を入れることもおすすめです。

例えば、「3/25のスタジオの利用について」の様に書きましょう。

また、冒頭は、誰宛てで、誰が書いたのかをしっかりと明記しましょう。メールが多いような方だと、誰宛てのメールかを見て、読まないことがあるので、読んでほしい場合は、「どこどこの皆様」と書くよりは、連名でもいいので、しっかりとフルネームで名前を書きましょう。

そして、忘れてはいけないのは、自分をしっかりと名乗ることです。「どこの誰です。」と書きましょう。名乗る前に挨拶を入れる人も多いですね。

以下が例です。

件名: 3/25のスタジオの利用について
本文:
○○スタジオ ○○○○さま

いつもお世話になっております。
××クリエイターズの××と申します。

多くのメールを裁く人は、ここの部分で判断をしているので、是非とも忘れずに書きましょう。

メールのTOとCC

メールのTOには、メールを受け取る張本人をいれ、CCには、プロジェクトメンバーや上司などを特定の案件に関わる入れましょう。

ここで、同じプロジェクトを進めるにあたり、情報共有は必須事項なので、特定のメンバーだけに伝えなければ損益が出るようなことがなければ、なるべく入れられるメンバーを漏れなく入れましょう。

余談ですが、損益が出るような内容に関するやり取りの場合は、メールではなく、電話や対話で行う方が良いでしょう。

メーリングリストに返信

メーリングリストの扱いはリテラシーの有無や高さが評価される部分です。

社会人になり、プロジェクトに所属すると、メーリングリストに入れてもらいやり取りをすることがあると思います。すると、メーリングリスト宛てにメールが来ることもありますし、そのメールに返信が必要な場合もあると思います。

この時、必ず注意してほしいのが、そのメールに返信しても良いかです。設定がされているメーリングリストでは、メーリングリスト宛てのメールに返信すると、管理者にのみメールが送信されるような場合もありますが、議論などをするために、メーリングリスト登録者すべてにメールが送信されることもあります。後者の、メーリングリストに返信すると、メーリングリスト登録者すべてにメールが送信されてしまう場合が多いと思います。

もし、メーリングリストへ送信されたメールに対して、相手に対して断りのメールを入れる場合はなど、もしかしたら、ほかのメーリングリストのメンバーを不愉快にさせてしまう場合があります。このようなことになる可能性があるので注意が必要です。情報リテラシーなどの見直しが必要な今、関係者にとってマイナスになったり、漏れてはいけない情報が漏れる可能性もあるので確認をしっかりとしましょう。

また、出席の確認メールなどは、メーリングリスト宛てに連絡が来る場合があると思いますが、これには返信しない方が良いでしょう。メーリングリストでのやり取りは、普通のメール同様に、返信のメールがスタックされています。最初のメールを探すのが大変になりますし、ほかの人の出席状況はあまり必要ない場合が多いので、返信はやめましょう。

メールに合わせて、返信は事務局などに送るようにしましょう。

メールの添付ファイル

メールでプレゼンファイルや画像ファイルなどを送信、提出することがあることも多いと思います。この時に気を付けなければいけないのが添付ファイルのサイズです。

添付ファイルのファイルサイズですが、私は、1MBを一つの基準にしています。この添付ファイルはかなり気を付けなければいけないポイントです。今はノマドだったり海外出張中で仕事をしている人が増えてきています。特にモバイル環境で仕事をしている人の環境を添付ファイルサイズによって通信制限などを引き起こしてしまい、迷惑をかけてしまいます。

さいごに

今回は、メールに関する気を付けるべきことをまとめてました。(追記します!)

リテラシーを考え、相手のことをしっかりと考えてメールを作成し送信をしましょう。